Samedi 25 Mars 2017


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Charte des séjours
Mis à jour par Webmestre LBA, le Lundi 27 Septembre 2010 à 13h02
Rubriques : Culture/International , Séjours pédagogiques

I. Définitions et grands principes
1. Sorties obligatoires
2. Sorties et voyages facultatifs

II. Conditions préalables à la mise en place d’une sortie pédagogique ou voyage scolaire
1. La charte interne : un cadre pédagogique et administratif
2. La charte interne : un cadre financier

III. Opérations à effectuer pour tout voyage scolaire ou sortie pédagogique
1. Sorties concernant les internes
2. Sorties scolaires
3. Voyages à l’étranger
4. Assurances
5. Financement
6. Les sorties TPE

I. Définitions et grands principes

1. Sorties obligatoires

Sorties pédagogiques de très courte durée sans hébergement organisées sur le temps scolaire dans le cadre de programmes d’enseignement, ou sorties plus longues dans le cadre de sections particulières.

2. Sorties et voyages facultatifs

Sorties et voyages n’entrant pas dans le cadre imposé par les programmes d’enseignement mais justifiés par un objectif pédagogique et ayant lieu, soit tout ou partie sur le temps scolaire, soit en dehors du temps scolaire. Ils sont organisés sous la responsabilité de l’équipe pédagogique pour le compte des élèves et financés en majorité par les familles.
Un acte ayant une incidence budgétaire ne peut se réaliser dans un EPLE sans que le Conseil d’Administration se soit prononcé favorablement. En conséquence, c’est lui qui donne au Chef d’Etablissement l’autorisation d’organiser le voyage scolaire et qui fixe les principes d’organisation et de financement de chaque voyage.
Toutefois, une sortie ponctuelle en rapport avec l’actualité d’un coût inférieur à 10 €, pourra être régularisée à posteriori par le CA.
Les objectifs, le programme prévisionnel, l’organisation, le calendrier et le financement du voyage sont soumis à l’approbation du Conseil d’Administration. Celui-ci se prononce sur le montant de la contribution forfaitaire des familles. Le Conseil d’Administration tolère une variation de 10 % de la participation demandée.
Un voyage dont le montant par élève dépasserait 300 € ne serait examiné qu’à titre exceptionnel.

II. Conditions préalables à la mise en place d’une sortie pédagogique ou voyage scolaire

1. La charte interne : un cadre pédagogique et administratif

Les voyages scolaires et sorties pédagogiques doivent s’inscrire pleinement dans le projet d’établissement et une programmation annuelle est souhaitée.
Chaque voyage ou sortie pédagogique sera soumis à l’autorisation du Conseil d’Administration qui se prononcera également sur la contribution financière et les modalités de paiement des familles.
Un voyage scolaire ou une sortie pédagogique correspond à des objectifs pédagogiques en liaison avec les programmes ou activités des élèves. Ainsi, certaines options ou enseignements de détermination tels que le théâtre ou l’histoire des arts donnent lieu à des sorties pédagogiques régulières et plus fréquentes que d’autres sections d’enseignement. En conséquence, il n’y a pas de caractère systématique entre inscription au lycée et voyage scolaire.
Il est cependant souhaitable qu’un élève puisse participer au moins à un voyage scolaire au cours de ses trois années au lycée.
Le voyage pourra se dérouler si un nombre suffisant d’élèves participe au déplacement. En cas de candidatures en surnombre, la sélection des élèves ne devra pas se faire de manière aléatoire. Les élèves qui ne participeraient pas à un voyage de classe, seront tenus d’être présents au lycée pendant la durée de ce déplacement.
Lors d’un voyage scolaire, le contrat de vie reste en vigueur. Tout manquement grave (consommation d’alcool, de produits illicites, vol, sortie nocturne non autorisée…)entraînerait le retour immédiat de l’élève dans sa famille et aux frais de celle-ci.
La durée des déplacements ne peut excéder :

- 5 jours sur temps scolaire pour les voyages
- 10 jours ouvrables sur temps scolaire pour les échanges linguistiques.

Pour les stages en entreprise à l’étranger, la durée du stage tiendra compte du référentiel.
L’encadrement est assuré par au moins deux accompagnateurs. Au delà de 25 élèves, le nombre d’accompagnateurs est fonction du type de déplacement et sera arrêté par le Chef d’Etablissement.
Responsabilité : En cas de dommages dont les enseignants peuvent être reconnus responsables à l’égard des élèves qui leurs sont confiés, la responsabilité civile de l’état se substitue à celle de l’enseignant.

2. La charte interne : un cadre financier

L’Etablissement est autorisé à percevoir par avance les contributions volontaires des familles. Les dépenses seront engagées dans la limite des sommes perçues.
L’accompagnement d’un voyage scolaire représente une grande implication des accompagnateurs ainsi qu’une lourde responsabilité. Aussi, aucune contribution financière ne leur sera demandée.
La participation aux charges communes (frais de téléphone, réception, formalités administratives...) est incluse dans le budget global du voyage. Dans certains cas, pour faciliter des paiements sur place, il pourra être procédé, à une régie d’avance confiée à l’organisateur du voyage. Un délai de 15 jours doit être respecté.

Un bilan financier du voyage sera effectué. Dans l’hypothèse de reliquats :

- si le montant du reliquat atteint ou dépasse 8 Euros par élève, la somme excédentaire sera reversée aux familles,
- si le montant du reliquat est inférieur à 8 Euros par élève, aucun reversement ne sera effectué. La plus-value abondera le chapitre "Voyages Scolaires" pour alimenter un fonds de garantie.

Les conditions d’annulation du voyage seront notifiées aux familles sur l’acte d’engagement.
Un versement d’arrhes d’un montant de 20% du prix total est demandé aux familles à l’inscription. Cette somme pourra être conservée par l’établissement en cas de désistement tardif non justifié par une raison médicale ou cas de force majeure motivé. Elle servira à couvrir les frais engagés pour un élève que l’on ne peut remplacer en dernière minute.
Dans le cas d’un voyage ou échange sans réciprocité, les élèves concernés internes ou demi-pensionnaires bénéficieront d’une remise d’ordre, sauf dans le cas de repas emporté fourni par le lycée. Cette remise d’ordre sera décomptée à partir du 1er jour.
Aucun élève ne doit être privé d’une sortie pédagogique pour difficulté de financement. Les fonds sociaux lycéens doivent éviter toute discrimination financière.
L’établissement contribue au financement des voyages de plusieurs jours selon des modalités arrêtées au CA au moment de l’élaboration du budget.

III. Opérations à effectuer pour tout voyage scolaire ou sortie pédagogique

Tous les documents relatifs à l’organisation d’une sortie ou d’un voyage scolaire sont réunis dans un " carnet de voyage " à retirer au secrétariat.

1. Sorties concernant les internes

La liste des internes participant doit être établie. L’organisateur de la sortie reconduit les internes au lycée. Si ce retour s’effectue pendant la nuit, l’organisateur raccompagne les élèves internes jusqu’à la porte de l’internat. Un surveillant, alors prévenu par la sonnette actionnée à la porte d’entrée, fait entrer les élèves après pointage avec l’organisateur de la sortie.

2. Sorties scolaires

Pour toute sortie scolaire : remplir la fiche " projet de sorties éducatives d’élèves " et la soumettre à l’approbation du Proviseur Adjoint. Cette démarche doit également être faite pour les voyages à l’étranger.
Un certain nombre de documents doivent être systématiquement remplis :

- liste des élèves - téléphone des parents - actualisée après pointage,
- liste des accompagnateurs avec les coordonnées pendant le séjour si besoin de les joindre, avec le lieu d’hébergement,
- lors de voyage mettant en œuvre plusieurs cars, la liste des passagers doit être prévue à l’avance (ne pas permettre de changement). Le responsable de chaque car possède cette liste qui s’avère très utile en cas d’accident,
- une mallette de secours à retirer à l’infirmerie.

3. Voyages à l’étranger

Les élèves doivent TOUS être munis d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité.

- Elèves majeurs : la possession d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité suffit.
- Elèves mineurs

  • Passeport : la possession d’un passeport personnel en cours de validité est suffisante pour permettre à un mineur de franchir normalement la frontière.
  • Carte d’identité : l’enseignant organisateur a deux possibilités :
    • Soit demander à chaque élève de fournir une " attestation d’autorisation de sortie du territoire français " délivrée par la mairie du lieu de résidence (se présenter à la mairie avec la carte d’identité de l’élève et le livret de famille). Cette attestation devra être présentée à la frontière avec la carte d’identité.
    • Soit établir une demande collective de sortie du territoire ; celle-ci devra être accompagnée d’une liste des élèves (Nom-Prénoms, date de naissance, lieu de naissance) ; joindre impérativement les photocopies recto verso des cartes d’identité des élèves concernés.

Cette deuxième solution est plus fiable et permet aux accompagnateurs d’être sûrs que tout est en règle. Ces documents doivent être adressés à la Préfecture qui délivre les autorisations collectives, 30 jours avant le départ.

4. Assurances

Demander à l’élève le feuillet E 111 (concernant les voyages à l’étranger) qui est fourni, sur demande, par la caisse de sécurité sociale des parents. (nécessaire pour un remboursement éventuel de soins médicaux à l’étranger).

Parallèlement, l’enseignant organisateur doit remplir :

- L’autorisation de voyage collectif d’élèves à l’étranger
- La demande d’ordre de mission pour les personnels d’encadrement.

A retirer au secrétariat et à adresser par la voie hiérarchique à l’Inspection Académique, 30 jours avant le départ.

Et se procurer : L’autorisation parentale mentionnant, si besoin est, les problèmes de santé particuliers, ainsi qu’une attestation d’assurance concernant les modalités de couverture des risques maladies et accidents dans les pays étrangers, et une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves couvrant les dommages causés à un élève étranger dans l’établissement ou dans la famille d’accueil.

5. Financement

Des subventions peuvent être accordées par la région ou autres organismes (ex. : monter un dossier SPIL, PAME, COMENIUS etc.…). Ces documents peuvent être retirés au secrétariat. Le site de la Région Poitou-Charentes donne toutes les explications nécessaires (www.cr-poitou-charentes.fr)
En ce qui concerne la collecte des chèques des parents d’élèves : voir chapitre II-2 et les services d’intendance.
Les demandes de devis pour les voyages et sorties sont du ressort du professeur. Tous les documents financiers sont à remettre à l’intendance.

6. Les sorties TPE

Pour les Travaux Personnels Encadrés, les parents des élèves doivent donner une autorisation de sortie de l’établissement (le document est fourni par le secrétariat).
En ce qui concerne les sorties TPE, les élèves doivent remplir un document de demande de sortie en deux exemplaires originaux qui mentionne les date, heure, lieu de la sortie ainsi que les nom - prénom et classe des élèves du groupe. Ce document doit être validé et signé par le professeur responsable du TPE avant d’être soumis à l’approbation du Proviseur ou du Proviseur Adjoint. Ce document, à votre disposition au secrétariat, doit être remis 8 jours avant la sortie.

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